Konflikte zwischen Haupt- und Ehrenamt lösen: Warum "Wir müssen nur besser kommunizieren" die faulste Ausrede im Non-Profit-Sektor ist
Es gibt einen Satz, den ich ständig höre, sobald es zwischen Hauptamt und Ehrenamt kracht (und es kracht echt oft, weiß ich aus eigener leidvoller Erfahrung): "Wir müssen einfach besser kommunizieren." Ein netter Satz und ein bequemer Satz. Und meistens schlicht falsch. Denn während alle brav an ihrer Kommunikation feilen, bleibt das eigentliche Problem munter bestehen: Niemand hat geklärt, wer eigentlich wofür zuständig ist.
Zwei Seiten, zwei Erwartungshaltungen, ein Dauerkonflikt
Die Konflikte haben selten mit bösem Willen zu tun. Sie entstehen, weil Haupt- und Ehrenamt oft mit völlig unterschiedlichen Erwartungen in dieselbe Zusammenarbeit stolpern, ohne dass diese je offen ausgesprochen wurden.
- Aus Sicht des Hauptamts ist Ehrenamt oft schwer planbar. Verfügbarkeiten schwanken, Zuständigkeiten sind informell gewachsen, Engagement lässt sich nicht per Dienstanweisung (GANZ großer Pain Point!) steuern. Die Folge: Ehrenamtliche Strukturen werden im Tagesgeschäft schlicht übersehen. Nicht aus Geringschätzung, sondern weil hauptamtliche Prozesse meist lauter, dominanter und besser organisiert sind.
- Aus Sicht des Ehrenamts wiederum entsteht schnell das Gefühl, trotz freiwillig investierter Zeit und echtem Engagement einfach nicht gesehen zu werden. Gleichzeitig gibt es das exakte Gegenteil ebenso häufig: Ehrenamtliche mit derart hohen Ansprüchen an Unterstützung, Ausstattung und Mitspracherecht, dass sie im Rahmen realer Strukturen und Ressourcen kaum zu erfüllen sind.
Beide Dynamiken sind menschlich nachvollziehbar. Beide sind lösbar. Aber nicht, indem man sie ignoriert oder als persönliche Befindlichkeit abtut. Es sind fast immer strukturelle Probleme, die auf dem Rücken einzelner Personen ausgetragen werden.
Warum Konflikte zwischen Haupt- und Ehrenamt kein Kommunikationsproblem sind
Wenn Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswege nicht klar definiert sind, hilft auch die geschliffenste Kommunikation nur begrenzt. Man redet dann viel. Man redet nur aneinander vorbei, weil die eigentliche Ursache im Prozess liegt, nicht im Ton.
Typische strukturelle Lücken, die ich immer wieder finde:
- Es gibt keine klare Vereinbarung darüber, wer worüber entscheidet. Hauptamt fühlt sich zuständig, Ehrenamt fühlt sich übergangen, und umgekehrt.
- Es fehlt ein verlässlicher Rahmen für Wertschätzung, nicht als einmalige Geste, sondern als selbstverständlicher Bestandteil der Zusammenarbeit.
- Informationsflüsse laufen einseitig: Hauptamt weiß, was läuft. Ehrenamt erfährt es später oder gar nicht.
- Es gibt keinen Ort, an dem Erwartungen überhaupt ausgesprochen werden dürfen, weder die des Hauptamts noch die des Ehrenamts.
Wer diese Lücken nicht schließt, kann so viele Kommunikationstrainings buchen, wie er will. Es wird nichts bringen.
Was bei der Rollenklärung zwischen Haupt- und Ehrenamt tatsächlich hilft
Große Leitbild-Workshops helfen aus meiner Erfahrung selten. Was wirkt, sind konkrete, kleine strukturelle Klärungen.
1. Rollen schriftlich klären, auch die informell gewachsenen
Wer entscheidet was? Wer ist wofür Ansprechperson? Das muss keine bürokratische Stellenbeschreibung sein, sollte aber für alle Beteiligten nachlesbar sein. Viele Konflikte lösen sich, sobald diese Frage einmal ehrlich beantwortet ist.
2. Erwartungen aktiv abfragen, bevor sie zum Konflikt werden
Statt zu warten, bis die Unzufriedenheit hochkocht, hilft ein regelmäßiger, einfacher Check: Was erwartest du von der Zusammenarbeit? Was brauchst du, um gut arbeiten zu können? Wer diese Fragen früh und wiederholt stellt, nimmt vielen Konflikten von vornherein die Schärfe.
3. Informationswege bewusst gestalten
Ehrenamtliche sollten nicht zufällig oder zuletzt erfahren, was im Hauptamt entschieden wurde. Ein einfacher, verlässlicher Kommunikationskanal, und sei es nur ein kurzer monatlicher Rundbrief, schafft mehr Vertrauen als jedes Einzelgespräch.
4. Wertschätzung strukturell verankern, nicht nur spontan zeigen
Ein kurzes Dankeschön bei Meilensteinen, ein fester Termin für Austausch, die feste Praxis, ehrenamtliche Perspektiven aktiv einzuholen statt nur zu dulden: Wertschätzung, die im Prozess verankert ist, wirkt nachhaltiger als jede spontane Geste.
Der Perspektivwechsel, der die meisten Konflikte entschärft
Was in meiner eigenen Arbeit an dieser Schnittstelle immer wieder hilft: nicht zu fragen "wer hat recht?", sondern "welcher Prozess fehlt hier?". Sobald ein Konflikt strukturell statt persönlich betrachtet wird, verändert sich meist auch der Ton der Zusammenarbeit. Aus "die verstehen uns einfach nicht" wird "uns fehlt ein klarer Ablauf für X". Und das lässt sich lösen.
Haupt- und Ehrenamt aneinander vorbeiarbeiten zu lassen, ist kein Naturgesetz. Es ist bequem, das Problem auf "schwierige Persönlichkeiten" zu schieben. Es ist ehrlicher, die fehlende Struktur beim Namen zu nennen und sie zu beheben.
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Mehr zum Thema Ehrenamt lesen Sie auch in unserem Beitrag zu Die Krux mit dem Ehrenamt – warum ich denke, dass das System neu gedacht werden muss.